Чтобы организовать конференцию, вы должны иметь хотя бы небольшой опыт участия в конференции. Без этого будет сложно стать организатором.
Мы можем предоставить вам ряд вещей, которые могут быть полезными при организации конференции.
Если вы решили организовать конференцию, вам необходимо определить основные цели этого мероприятия и иметь представление о целевой аудитории. Вам необходимо подумать, как как подать информацию в форме, в которой она легко воспринимается. Также желательно наличие системы для визуальной информации.
После этого необходимо подумать о помещении. Если такого нет, то нужно снять зал и арендовать необходимую мебель на http://rentpro.com.ua.
Перед тем, как снять зал, нужно выбрать дату проведения конференции. Если уже определились с ней, то можно переходить к остальным организационным вопросам.
Выбор конференц-зала
Что необходимо знать перед выбором зала для проведения конференции:
- количество участников
- варианты расположения участников и столов
- наличие необходимого оборудования и входит ли оно в стоимость аренды помещения. Поскольку аренда диванов, стулов и столовы сегодня доступна, то этот вопрос не станет для вас сложным в финансовом плане
- возможность организации перерыва на кофе и обед.
Реклама конференции
После того, как вы определились с залом для конференции, необходимо подумать об аудитории. Может, и нет этой проблемы, если вы проводите конференцию для своей компании, или для како-то общественной организации. Тогда участники будут вашими слушателями. Другое дело, если вопрос стоит о тематической конференции.
Для привлечения участников социальные сети работают лучше всего. Создайте группу/событие в социальных сетях и люди быстро разберут места. особенно, если тема конференции актуальна. Как рекламу можете создать рекламное видео по вашей теме. Всегда указывайте план мероприятия и ведущих лекторов. Если они – известные, публичные личности, то вы быстрее соберете своих посетителей.
После рекламы необходимо уточнить платная конференция или нет. Если за участие в конференции люди должны платить, то подумайте о нескольких удобных способах оплаты.
Когда распространяете информацию о конференции, не забудьте включить все формы общественного транспорта. которыми можно добраться до зала для конференции. Желательно уточнить местоположение на карте, так чтобы люди могли добраться из другого конца города без знания района.
Обеспечьте присутствие представителей прессы.