Список дел – это всегда непросто. Нужно столько всего сделать в течение дня! Но дела накапливаются и накапливаются. Как справиться с ежедневным списком дел? И реально ли это?

Эксперты сходятся во мнении: 41 процент дел никогда не выполняется. Вот почему WomanEL советует вам использовать правило 1-3-5.

Что такое правило 1-3-5?

Мы списываем неисполнение списков дел на прерывания и склонность к прокрастинации, но мы сами себя настраиваем на неудачу, перегружая списки дел, не составляя концептуальных планов и не умея оценить, сколько времени потребуется на выполнение задач (для этого даже есть слово: «заблуждение планирования»).

Хорошая новость заключается в том, что правило 1-3-5 устраняет все наши недостатки. Созданное основателем и президентом The Muse Алексом Кавулакосом, оно является одним из еёсекретов того, как реально сделать всё за день. Вот краткое описание: «В любой день считайте, что вы можете выполнить только одно большое дело, три средних и пять маленьких».

Как применять правило 1-3-5

Первый шаг – создание всеобъемлющего основного списка всего, что вам нужно сделать. Затем сузьте этот список до более лёгкого ежедневного списка дел. Выберите одну большую задачу, три средние и пять маленьких, которые нужно выполнить за день, чтобы ваш ежедневный список дел состоял только из этих девяти пунктов.

Например, если у вас есть большой проект, который нужно сдать к концу недели, вы выделите его в качестве одной большой задачи. Затем вы выделите три средние задачи, например, переговорить с клиентом, набросать план встреч и отправить счета. И наконец, пять мелких задач завершат ваш список. Это могут быть ответы на приоритетные электронные письма, назначение времени встреч, общение с коллегами по команде или любые другие задачи, выполнение которых не займет у вас много времени.

Подготовив список 1-3-5 перед началом дня, вы будете сознательно распределять время, концентрироваться и расставлять приоритеты для наиболее важных задач.

Как справиться с ежедневным списком дел: простые советы

Теперь, когда у вас есть чёткая основа для структурирования своего дня, пришло время применить правило 1-3-5 на практике. Вот несколько советов, которые помогут вам получить пользу от внедрения этого правила.

Конкретизируйте свои задачи

Составляя списки дел, мы обычно записываем каждое задание в нескольких словах, в лучшем случае расплывчатом описании. Неописательный характер наших списков только создаёт ещё один сдерживающий фактор и отнимает время, потому что вам остаётся только задаваться вопросом, как вы вообще собираетесь приступить к выполнению этого задания. Вместо этого запишите чёткие и практические задачи, чтобы, приступив к каждому заданию, вы были готовы окунуться в него с головой. Например, вместо того, чтобы просто писать «электронные письма» в своём списке 1-3-5, напишите «раскладывать электронные письма по соответствующим категориям» или «отвечать на помеченные электронные письма».

Начните сначала с самой сложной задачи

По словам Брайана Трейси, автора легендарной книги о продуктивности «Съешь эту лягушку!» (продано более 450 000 экземпляров и переведено на 23 языка), если первое, что вы делаете каждое утро, – это съедаете живую лягушку, значит, самое сложное на день выполнено. «Ваша «лягушка» – ваша самая большая и важная задача. Это то, что вы, скорее всего, будете откладывать. Итак, «съешь эту лягушку» – это ещё один способ сказать, что если перед вами стоят две важные задачи, начните сначала с самой большой, самой сложной и самой важной задачи». Другими словами, сделайте свою «лягушку» своей единственной большой задачей, самой сложной задачей, вещью, которую вы бы отложили на второй план.

Заранее составьте список 1-3-5

Прежде чем уйти с работы, потратьте несколько минут на то, чтобы определить свои 1-3-5 на следующий день, чтобы утром вы были готовы приступить к делу. Выделите время, чтобы сесть и вдумчиво спланировать свой список 1-3-5. В конечном итоге вы сэкономите время, если потратите дополнительные 5-10 минут на составление списка намеренно, а не по прихоти. Если вы не хотите идти по старой схеме и писать всё от руки не для вас, попробуйте использовать цифровые приложения для создания списков дел, такие как Todoist, Google Tasks или Trello, или попробуйте шаблон The Muse.

Будьте гибким

Если девять дел по-прежнему кажутся вам слишком сложными или ваши дни заполнены встречами, возможно, вам придётся сократить количество дел. Начните с 1-2-3 и постепенно доведите до 1-3-5. Редакторы Muse, которые на собственном опыте опробовали правило 1-3-5, предлагают оставить некоторые ячейки для задач пустыми, чтобы их можно было заполнять по мере возникновения, особенно если на вашей работе возникает много неожиданных задач. Не зацикливайтесь на цифрах или логистике. Попробуйте 1-3-5 (или свою собственную версию), чтобы справиться с тем, что для вас наиболее важно.

Чтобы преуспевать на работе в современных реалиях, вам нужно прокачать этот полезный навык. Его недооценивают!