У кожного з нас є така колега, яка завжди йде додому вчасно. Її список справ нагадує ручну валізу, в якій тільки найнеобхідніше. На жаль, у багатьох із нас усе відбувається по-іншому: у нас так багато справ, що ми часто сидимо допізна в офісі або вдома перед робочим ноутбуком. Що ж робити? Як перестати затримуватися на роботі?
На щастя, є кілька перевірених лайфхаків, які допоможуть вам краще розпоряджатися своїм часом і все встигати. WomanEL вам про них розповість.
Як перестати затримуватися на роботі: поводьтеся з електронною поштою, як із пранням
Хоча дуже спокусливо працювати з листами по черзі, коли вони приходять, цей метод часто призводить до того, що ви почуваєтеся перевантаженим і, як наслідок, менш продуктивним. Замість цього спробуйте ставитися до своєї поштової скриньки як до пральної машини. Прати по одній шкарпетці за раз – це доволі нерозумно, то чому ж так само ставитися до своєї поштової скриньки?
Тренерка з кар’єри Софі Герст пояснює в TikTok, як це зробити. Замість того щоб «стирати» повідомлення по одному протягом дня, спробуйте перевіряти пошту двічі-тричі на день і поділити листи на «купи»: «відповісти», «прочитати» і «переглянути пізніше».
Таким чином, ви отримаєте більш організований і ефективний підхід, який дасть вам змогу не занурюватися в роботу з електронною поштою весь день. Крім того, це дасть вам змогу бути більш уважним і зосередженим під час листування електронною поштою, оскільки ви не жонглюватимете кількома справами одночасно.
Порада 2: додайте в календар «зайняті» блоки
Щоб не відволікатися на випадкові зустрічі в останню хвилину, додайте в календар блоки «зайнято». Це стане тонким сигналом для ваших колег, що ви наразі зайняті і що ви не вільні. Подумайте про це як про менш пасивно-агресивну табличку «не турбувати» на дверях вашого офісу.
Для цього просто додайте зустріч у календар і переконайтеся, що ваш захід відображається як «зайнятий».
Ви також можете виділити «зайняті» блоки протягом тижня для конкретних проєктів або ініціатив. Зрештою це допоможе зберегти виділений час за вами, щоб ви могли залишатися у своїй творчій бульбашці, не відволікатися і виконувати свою роботу.
Як перестати затримуватися на роботі: використовуйте штучний інтелект як персонального помічника
Якщо ви не використовуєте штучний інтелект, найімовірніше, ви витрачаєте на деякі завдання більше часу, ніж потрібно. Починаючи від створення шаблонів і закінчуючи узагальненням нотаток, почніть ставитися до ШІ як до свого потужного помічника, щоб витрачати час ефективніше.
Наприклад, ви можете попросити ChatGPT упорядкувати завдання і скласти щоденний розклад, у якому будуть збалансовані глибока робота, перерви та зустрічі. Або попросіть ШІ записати ваші зустрічі й узагальнити ключові моменти та пункти дій зі стенограми.
Ви навіть можете спробувати додатки для автоматизації робочого процесу за допомогою штучного інтелекту, такі як Tango, щоб спростити деякі з ручних процесів, які вам так не подобаються. Використовуючи ШІ таким чином і творчо підходячи до його застосування, ви зможете вивільнити завдання, які забирають у вас робочий час.
Порада 4: створіть список «першочергових справ»
Немає нічого приємнішого, ніж викреслити щось зі списку справ. Але проблема в тому, що більшість із нас недооцінює терміни реалізації проєктів і ставить перед собою нереальні завдання, які ми можемо вирішити за день. Зміна того, як ми складаємо списки завдань, може стати доленосним кроком до того, щоб почуватися більш реалізованими та продуктивними протягом дня.
Списки «Насамперед» розбивають важливі завдання на більш дрібні та реалістичні шматочки. Таким чином, замість великих завдань, які потрібно вирішити, у вас залишається одна «перша справа», за яку потрібно взятися на початку робочого дня. Це не тільки дасть вам змогу відзначати більш дрібні перемоги, а й допоможе зберегти проєкт у робочому стані.
Порада 5: слухайте бінауральні ритми під час роботи
Часто, коли наш мозок втомився, не виспався або перевантажений, музика може стати чудовим засобом для вирівнювання настрою. Наступного разу, коли ви зберетеся увімкнути Тейлор Свіфт, спробуйте замість цього увімкнути бінауральні биття (аудіо-альтернатива, за якої ви слухаєте різні частоти в кожному вусі), щоб знизити стрес і підвищити концентрацію уваги. На наукову думку, при одночасному прослуховуванні різних частот третя частота допомагає регулювати стан вашого мозку.
Це допоможе позбутися стресу через довгі списки завдань, підніме настрій і допоможе зосередитися. Спробуйте увімкнути плейлист бінауральних биття перед стресовою зустріччю, під час довгої, виснажливої роботи або навіть під час творчого блоку. Ви просто виявите, що ваша робота тече трохи вільніше.
Раніше ми ділилися найкращими порадами щодо поліпшення тайм-менеджменту. Дізнайтеся більше, щоб робити роботу за менший час.