Здається страшним визнати, що вам потрібна допомога на роботі, але говорити про це необхідно. Велике навантаження може не тільки викликати непотрібний стрес і піддавати вас ризику вигорання, а й ставити під загрозу вашу здатність працювати з максимальною віддачею. А це в довгостроковій перспективі позначиться на вашій кар’єрі. Як же сказати своєму керівникові, що ви перевантажені роботою?
WomanEL поділиться з вами простими порадами та лайфхаками від експертки з кар’єри Дженні Девоншир.
Як сказати своєму керівникові, що ви перевантажені роботою: перестаньте говорити «так»
Перш за все, переконайтеся, що ви не берете на себе більше роботи, ніж потрібно. «Перший крок – скласти список поточних завдань і обов’язків і розставити пріоритети, виходячи з їхньої важливості та терміновості», – радить Фелпс.
«Дозвольте собі ввічливо відмовитися, коли ваш бос або колега попросить у вас 10 хвилин, щоб зробити щось для них. Поясніть, що ви не можете допомогти їм, бо працюєте над X, яка наразі перебуває у верхній частині вашого списку пріоритетів».
Порада 2: порадьтеся з колегою
Перш ніж призначати зустріч або сідати за стіл переговорів із начальником, Девоншир рекомендує порадитися з другом або колегою, якому ви довіряєте, щоб зрозуміти, «чи перевантажені ви роботою насправді».
«Можливо, вас настільки напружує обсяг роботи, що ви впадаєте в панічний режим. Це може призвести до нездатності працювати продуктивно», – пояснює вона. «У такому разі ви можете обговорити з колегою або другом, як розбити ваші завдання на більш зручні для виконання і розробити план, як мудро розпорядитися своїм часом».
Девоншир продовжує: «Якщо вони погодяться з тим, що ваше навантаження некероване, ви почуватиметеся впевненіше, що ваші побоювання обґрунтовані, а не є питанням ваших здібностей».
На цьому етапі корисно також обміркувати те, що змушує вас почуватися перевантаженим, і обговорити це з колегою. Справа в обсязі поставлених перед вами завдань чи в стислих термінах їх виконання? У вас проблеми з незрозумілими пріоритетами або ви втомилися від довгої роботи? «Допомагаючи собі зрозуміти, як ви почуваєтеся і що можна зробити, щоб допомогти, вам буде легше розповісти про проблеми начальнику і запропонувати рішення», – зазначає Фелпс.
Підозрюєте, що начальник вас просто не любить? Дізнайтеся, як поліпшити стосунки й ефективно працювати на нього далі.
Як сказати своєму керівникові, що ви перевантажені роботою: виберіть відповідний момент
Правильний вибір часу зустрічі має вирішальне значення. Це може вплинути на те, як пройде ваша розмова. «Заплануйте зустріч із босом на той час, коли він, найімовірніше, не почуватиметься перевантаженим. Не навантажуйте його імпровізованою бесідою і виберіть спокійну обстановку, де ви зможете зосередитися і вас не будуть переривати», – каже Фелпс.
Після того як ви призначили дату (узгодження конкретного часу – найкращий спосіб переконатися, що розмова справді відбудеться, пояснює Девоншир), вам потрібно записати все, чого ви хочете обговорити на зустрічі.
«Переконайтеся, що ви чітко уявляєте, що вам потрібно або що ви хочете сказати», – каже вона. «Записуючи пункти і беручи із собою на зустріч свої нотатки, ви зможете підтримувати бесіду в потрібному руслі та лаконічно викладати свої думки».
Як підкреслити, чому ваше навантаження занадто велике? Девоншир рекомендує скласти список усіх проєктів, над якими ви працюєте, із зазначенням годин, що знадобляться для їхнього завершення, щоб ви могли продемонструвати, що неможливо завершити все в робочий час.
«Наочні приклади допомагають намалювати більш чітку картину. А з фактами важко сперечатися», – каже вона. «Якщо ви викладете все таким чином, ваш начальник з більшою ймовірністю зрозуміє ситуацію і захоче знайти рішення».
«Можливо, ви також захочете провести тренувальну розмову з другом або колегою – чужий погляд завжди корисний. А репетиція вголос додасть вам впевненості перед зустріччю. Ваш друг або колега також може придумати альтернативні відповіді або запитання, які допоможуть вам краще підготуватися».
Порада 4: пропонуйте рішення (і будьте відкриті для пропозицій)
В ідеальному світі ваш начальник міг би зняти з вас кілька завдань. Але життя не завжди йде так, як ми сподіваємося. У реальності, найімовірніше, ваш начальник шукатиме способи виконати роботу, але з більшою гнучкістю щодо термінів. Запропонуйте, як це можна зробити, щоб розмова пройшла більш гладко. Це може бути подовження термінів, передоручення завдань колегам (не змушуючи їх почуватися перевантаженими) або практичні способи, якими ваш бос може підтримати вас.
«Пропозиція рішень не тільки допоможе вирішити ситуацію. Це покаже вашому начальнику, що ви активно прагнете поліпшити стан справ, будучи відповідальним співробітником», – пояснює Девоншир.
«Придумування власних рішень також допомагає вам відчути самостійність у виконанні обов’язків, що дає вам більше можливостей». Подібне прийняття на себе відповідальності має зміцнити довіру між вами і вашим начальником. Він побачить, що ви активно намагаєтеся співпрацювати, а не просто скорочуєте свій список справ.
Деякі потенційні рішення, які рекомендує Девоншир, включають в себе:
- Відтермінування термінів. «Чи можна відкласти проєкти, які не є терміновими, що дасть вам змогу зосередитися на інших справах, не відчуваючи, що ви не справляєтеся?».
- Використання ресурсів. «Чи є ресурси, які допоможуть вам виконувати роботу швидше або ефективніше? Якщо так, то попросіть свого начальника інвестувати в них».
- Автоматизація. «Чи можна автоматизувати якісь із ваших завдань або виконувати їх рідше, щоб у вас залишалося більше часу на важливіші справи?»
- Делегування. «Чи можна делегувати якісь із ваших завдань або поділитися ними з колегами?».
Як сказати своєму керівникові, що ви перевантажені роботою: завжди стежте за виконанням
Провівши зустріч, не залишайте все на потім. «Після наради проконсультуйтеся з начальником, щоб переконатися, що ви обидва на одній хвилі і вам зрозумілі подальші кроки», – каже Фелпс.
«Не бійтеся чітко окреслити свої кордони перед колективом, а не тільки перед босом. Вам слід відмовитися від додаткових завдань, робити перерви, коли вони вам потрібні, приділяти першочергову увагу догляду за собою і турботі про своє психічне і фізичне здоров’я».
Порада 6: постарайтеся запобігти цьому в майбутньому
Як би легко не було сказати «так» усьому, що вам пропонують, Девоншир рекомендує використовувати цей досвід як урок. Він допоможе вам встановити межі в майбутньому.
«Наступного разу, коли ваш начальник або колега попросить вас узяти на себе нове завдання, будьте реалістами в тому, скільки часу забере ця робота», – каже вона. «Поясніть їм, який ваш поточний обсяг роботи і скільки часу знадобиться на її виконання. Потім ви можете з’ясувати, чи є це нове завдання терміновим. Дізнайтеся, чи хочуть вони, щоб ви поставили його в пріоритет над іншими справами, які є у вашому списку справ».
«Таке пояснення ситуації також допоможе вам в управлінні часом. Адже ви чітко розумітимете, що є здійсненним, а що – пріоритетним. Крім того, це допоможе звернути увагу вашого начальника та/або колег на те, наскільки велике ваше робоче навантаження, замість того щоб думати, що ви працюєте неефективно».
Що зробити, щоб на роботі вас частіше помічали? Тут на вас чекають найкращі поради, які принесуть вам заслужене підвищення.